O czym należy pamiętać podczas organizacji konferencji?

Każdy, kto kiedykolwiek zmierzył się z wyzwaniem zorganizowania dla swojej firmy konferencji wie, że jest to nie lada przedsięwzięcie. Podczas organizacji tego typu wydarzenia trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę!

Osoba odpowiedzialna za przygotowanie takiego eventu musi odznaczać się doskonałymi umiejętnościami organizatorskimi, logistycznymi i kierowniczymi. Zanim jednak nabierze się odpowiedniej wprawy warto skorzystać z krótkiego poradnika, który krok po kroku objaśni jak zorganizować udaną konferencję.

Zacznij od profilu eventu i listy gości
Na samym wstępie należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań, które pomogą zarysować ogólną koncepcję wydarzenia. Otóż postaw sobie pytanie o to, co właściwie chcesz zorganizować, w jakim celu i dla kogo? Następnie zastanów się kiedy i gdzie powinno odbyć się wydarzenie. Teraz sprecyzuj główny temat konferencji, który pozwoli określić listę prelegentów – będą to oczywiście specjaliści w danej dziedzinie. Biorąc pod uwagę różne funkcje, ustal ostateczną liczbę wszystkich uczestników konferencji tak, aby móc zarezerwować odpowiednią salę.

Budżet i harmonogram
Na tym etapie warto zaplanować ogólny scenariusz wydarzeń, czyli ile dni będzie trwała konferencja, ile czasu zajmą poszczególne dyskusje, wykłady i prezentacje oraz kiedy zaplanować przerwy. To jak będzie wyglądał dokładny plan wydarzeń zależy od tego, jak bardzo złożone będzie wydarzenie. Kiedy chodzi o dość schematyczne spotkanie często wystarczy ogólny plan, jednak w przypadku bardziej skomplikowanych eventów lepiej podać jak najwięcej szczegółów. Taki harmonogram pozwala przejść dalej i określić kosztorys. Od budżetu, jakim dysponujemy zależy to, czy zapewnimy gościom noclegi i poczęstunek oraz to, jakiego rodzaju obiekt wynajmiemy. Możliwe, że z pewnych rzeczy będziemy musieli zrezygnować. Najważniejsze, żeby stale kontrolować budżet!

Miejsce i podwykonawcy
Dobrze jak miejsce koresponduje z tematem wydarzenia. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, jednak jeśli organizujesz spotkanie dla projektantów, dobrze jeśli obiekt, w którym odbędzie się konferencja odznacza się ciekawą i nowoczesną architekturą. Koniecznie skontroluj sprzęt i obsługę techniczną w obiekcie, ponieważ od ich jakości w dużej mierze zależy sukces wydarzenia.

Zaproszenia i zakończenia
Obecnie najczęściej spotykaną formą zaproszenia jest droga mailowa. W zależności od charakteru konferencji możesz również przeprowadzić rejestrację. Pamiętaj, żeby w każdym wypadku prosić o potwierdzenie przybycia! W ciągu wydarzenia należy nieustannie monitorować co się dzieje i szybko reagować na ewentualne wpadki. Warto więc przygotować sobie listę ewentualnych wypadków i jak je szybko rozwiązać. Po wszystkim koniecznie zadbaj o informację zwrotną z podziękowaniami za przybycie i krótkim podsumowaniem konferencji.

 

Autor